EXCEL – 5°
SPESE DI CASA
In questa tabella viene riportato un ipotetico bilancio delle spese di casa.
Mi posiziono dove voglio il risultato,quindi in B12 ed inizio a scrivere la mia formula:
=B4+B5+B6+B8+B10+B11
come si vede,cliccando sulle singole celle,via via la formula viene creata in basso.
Occorre fare una precisazione,come si vede il Telefono e le Assicurazioni sono due campi vuoti,per il momento li saltiamo perchè non ci sono dati,anche se questo è un errore e vedremo perchè.
INVIO
per confermare la formula:
quindi a Marzo abbiamo avuto 1469 euro.
Facciamo un controllo,tengo premuto e seleziono tutte le mie spese,
controllo in basso a destra e la somma ritorna 1469,quindi è corretta.
Teniamo presente che aver saltato il Telefono e le Assicurazioni è stato un ERRORE.
Questo perchè se utilizzo questa tabella anche il prossimo anno ed ho delle spese di Telefono e Assicurazione,queste non vengono conteggiate perchè l’anno passato quando avevo creato la tabella,non avendo avuto spese di Assicurazione,non avevo chiamato la cella nella somma.
Quindi anche se la cella è vuota devo considerarla ugualmente nella somma,perchè può essere che in futuro ci siano delle spese e non ricordandomi di averla saltata otterrei un risultato sbagliato.
Anche per Aprile,Maggio e Giugno le formule si fanno alla stessa maniera per cui non le ripeterò perchè è banale.
1) Generazione in serie delle formule
vado sul mio quadratino,appare la crocetta come simbolo del mouse,tengo premuto,trascino,
ed ecco che il computer genera tutti gli altri risultati:
quindi se controllo in C12,vedrò in alto nella barra della formula:
=C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11
se controllo in D12,avrò:
=D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11
se controllo in E12 avrò:
=E4+E5+E6+E7+E8+E9+E10+E11
Adesso facciamo la stessa cosa anche in ORIZZONTALE,mi posiziono dove voglio il risultato,quindi in F4, poi comincio a chiamare le celle:
=B4+C4+D4+E4
INVIO
il Totale è 2200 euro.
Anche qui le formule successive si ripetono,cambiando solo il numero mentre rimarranno uguali: B-C-D-E.
Allora anche in questo caso mi è possibile prendere il mio quadratino e trascinare in modo che Excel generi in serie i dati successivi:
ed eccoli qua:
Controllo
proviamo a selezionare tutte le nostre spese per vedere se il Totale è giusto:
basta controllare in basso adestra dove ritroviamo 5544.
2) Metodo ancora più veloce
C’è un metodo ancora più veloce per scrivere le formule.
mi posiziono dove voglio il risultato,poi vado sul simbolo in alto a destra che si chiama sigma e che Excel lo chiama somma automatica,cioè vuol dire che somma automaticamente i valori.
Questo metodo rapido vale solo per le somme.
Premo una volta:
ed Excel mi mostra in tratteggiato,i dati che lui andrebbe a sommare,premo una seconda volta il simbolino della somma automatica ed ottengo il risultato.
Per ottenere questo risultato mi è bastato premere due volte sul tasto somma automatica.
Riprovo sulla colonna del gas,mi posiziono in F5:
premo una volta:
premo una seconda volta e ottengo il risultato:
se guardiamo in alto nella barra della formula,vediamo che è riportato:
=SOMMA(B5:E5)
questo ci dice che la somma è stata eseguita da B5 a E5.
I due punti fra B5 ed E5 vogliono appunto dire da… a …
Anche in questo caso volendo potrei sempre trascinare per avere tutte le altre formule.
Bisogna rilevare che questo sistema SBAGLIA IN DUE SITUAZIONI che vanno conosciute. Posso sempre usare questo sistema ma con attenzione altrimenti mi ritrovo un risultato sbagliato.
1° ERRORE DI EXCEL
Mettiamo la cella attiva su F6,che riguarda le spese della Luce.
Vorrei fare la somma della Luce,premo sul tastino di somma automatica,e mi accorgo dalla formula che appare che Excel non mi somma la luce (cioè i valori orizzontali),ma mi somma l’Affitto ed il Gas (cioè i due numeri sopra),infatti nella formula è riportato F4:F5,che vuol dire che lui somma i valori che vanno da F4 a F5 che sono proprio quelli dell’Affitto e del Gas.
Perchè Excel fa questo?
Perchè per la prima volta si trova ad avere due numeri superiori,che quindi decide di sommare.
Per come è programmato Excel predilige sempre la somma in colonna,e quindi somma in verticale i due numeri sopra,anzichè sommare i numeri in orizzontale corrispondenti alla Luce.
Allora devo stare attento ed accorgermi di questo errore,per cui devo andare a mano e tenedo premuto devo selezionare tutti i numeri in orizzontale corrispondenti alla Luce.
ed infatti nella formula verrà: =SOMMA(B6:E6) che vuol dire appunto che sta sommando i valori da B6 a E6 che sono appunto quelli della Luce.
Quindi premo di nuovo somma automatica ed ottengo il risultato voluto.
posso anche decidere di prendere il mio quadratino e generare i dati in serie:
2° ERRORE DI EXCEL
Dicevamo che Excel utilizzando il Sigma per la somma automatica sbaglia in due situazioni.
Se voglio avere il TOTALE DEI TOTALI, mi posiziono in F12 ed utilizzo la mia somma automatica:
faccio 2 clic ed ottengo il Totale:
poi vado a Giugno:
somma automatica:
poi vado a Maggio e anche in questo caso c’è un problema,cioè Excel genererà un ERRORE.
Faccio un PRIMO clic:
dalla selezione scopriamo che Excel comincia a sommare le spese: Varie,Abbigliamento,Assicurazioni,Carburanti,ma quando trova la cella vuota di Telefono si ferma e non va oltre quindi non si accorge che ci sono anche le spese di:Luce,Gas,Affitto.
Quindi se premessi la somma automatica,si fermerebbe ai carburanti dando un numero sbagliato.
Per cui anche in questo caso dovrei tenere premuto sulla prima cella,selezionare tutti i valori che mi interessano e poi fare la somma automatica:
faccio la somma automatica:
e ottengo il risultato giusto.
Quindi abbiamo scoperto che lasciare una cella bianca può dare dei problemi,allora quando in una cella non c’è un valore numerico,potrei inserire il numero ZERO:
quindi metto 0 a Marzo, 0 ad Aprile, 0 a Maggio.
In questo modo quando andrò a chiamare la somma automatica:
vediamo che in questo caso,lo zero essendo un numero,fa sì che la cella non sia vuota e quindi Excel prosegue nella selezione e seleziona tutti i valori per cui non genera il secondo errore visto prima.
vediamo anche che nella sommatoria vengono messi i valori C4:C11 il che ci dice che la somma è stata fatta da C4 a C11.
Andiamo su Marzo: facciamo 2 clic e la somma viene calcolata in totale:
Ripeto che questo metodo si può applicare solo quando ci sono delle SOMME.
3) METODO DI CALCOLO ANCORA PIU’ RAPIDO
– seleziono tutti i valori che desidero sommare,compreso uno spazio vuoto dove voglio il risultato
– premo su somma automatica e
– vedo immediatamente il risultato .
così ad Aprile:
– somma automatica
così a Maggio e Giugno.
4) ANCORA PIU’ VELOCE
seleziono tutti i valori che desidero sommare,compreso lo spazio in orizzontale dove voglio i totali e compreso anche lo spazio sotto dove voglio avere i totali mensili:
– premo somma automatica
ed ecco la mia Tabella con tutti i Totali:
E in questo caso non c’è possibilità di errore,mentre è molto più facile sbagliare mettendo le formule a mano.
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