I blog di Alessioempoli

Data 9 ottobre 2016

EXCEL – 5°

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                EXCEL – 5°

 

 

 

SPESE DI CASA

 

1-lezione-6-57k

 

In questa tabella viene riportato un ipotetico bilancio delle spese di casa.

Mi posiziono dove voglio il risultato,quindi in B12 ed inizio a scrivere la mia formula:

=B4+B5+B6+B8+B10+B11

 

2-56k

 

3-57k

 

4-57k

 

5-56k

 

6-57k

 

7-58k

 

come si vede,cliccando sulle singole celle,via via la formula viene creata in basso.

Occorre fare una precisazione,come si vede il Telefono e le Assicurazioni sono due campi vuoti,per il momento li saltiamo perchè non ci sono dati,anche se questo è un errore e vedremo perchè.

INVIO

per confermare la formula:

 

8-57k

 

quindi a Marzo abbiamo avuto 1469 euro.

Facciamo un controllo,tengo premuto e seleziono tutte le mie spese,

 

9-61k

 

controllo in basso a  destra e la somma ritorna 1469,quindi è corretta.

 

Teniamo presente che aver saltato il Telefono e le Assicurazioni è stato un ERRORE.

Questo perchè se utilizzo questa tabella anche il prossimo anno ed ho delle spese di Telefono e Assicurazione,queste non vengono conteggiate perchè l’anno passato quando avevo creato la tabella,non avendo avuto spese di Assicurazione,non avevo chiamato la cella nella somma.

Quindi anche se la cella è vuota devo considerarla ugualmente nella somma,perchè può essere che in futuro ci siano delle spese e non ricordandomi di averla saltata otterrei un risultato sbagliato.

 

Anche per Aprile,Maggio e Giugno le formule si fanno alla stessa maniera per cui non le ripeterò perchè è banale.

 

 

1) Generazione in serie delle formule

 

10-58k

 

vado sul mio quadratino,appare la crocetta come simbolo del mouse,tengo premuto,trascino,

 

11-59k

 

ed ecco che il computer genera tutti gli altri risultati:

 

12-61k

 

quindi se controllo in C12,vedrò in alto nella barra della formula:

=C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11

 

13-58k

 

se controllo in D12,avrò:

 

14-59k

 

=D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11

se controllo in E12 avrò:

=E4+E5+E6+E7+E8+E9+E10+E11

 

15-60k

 

Adesso facciamo la stessa cosa anche in ORIZZONTALE,mi posiziono dove voglio il risultato,quindi in F4, poi comincio a chiamare le celle:

=B4+C4+D4+E4

 

16-57k

 

17-57k

 

18-58k

 

19-56k

 

INVIO

 

20-58k

 

il Totale è 2200 euro.

Anche qui le formule successive si ripetono,cambiando solo il numero mentre rimarranno uguali: B-C-D-E.

Allora anche in questo caso mi è possibile prendere il mio quadratino e trascinare in modo che Excel generi in serie i dati successivi:

 

21-58k

 

22-59k

 

23-60k

 

ed eccoli qua:

 

24-58k

 

Controllo

proviamo a selezionare tutte le nostre spese per vedere se il Totale è giusto:

 

27-61k

 

basta controllare in basso adestra dove ritroviamo 5544.

 

2) Metodo ancora più veloce

 

C’è un metodo ancora più veloce per scrivere le formule.

 

28-58k

 

mi posiziono dove voglio il risultato,poi vado sul simbolo in alto a destra che si chiama sigma e che Excel lo chiama somma automatica,cioè vuol dire che somma automaticamente i valori.

Questo metodo rapido vale solo per le somme.

Premo una volta:

 

29-58k

 

ed Excel mi mostra in tratteggiato,i dati che lui andrebbe a sommare,premo una seconda volta il simbolino della somma automatica ed ottengo il risultato.

Per ottenere questo risultato mi è bastato premere due volte sul tasto somma automatica.

 

30-59k

 

Riprovo sulla colonna del gas,mi posiziono in F5:

 

31-58

 

premo una volta:

 

32-58k

 

premo una seconda volta e ottengo il risultato:

 

33-57k

 

se guardiamo in alto nella barra della formula,vediamo che è riportato:

=SOMMA(B5:E5)

questo ci  dice che la somma è stata eseguita da B5 a E5.

I due punti fra B5 ed E5 vogliono appunto dire da… a …

Anche in questo caso volendo potrei sempre trascinare per avere tutte le altre formule.

 

Bisogna rilevare che questo sistema SBAGLIA IN DUE SITUAZIONI che vanno conosciute. Posso sempre usare questo sistema ma con attenzione altrimenti mi ritrovo un risultato sbagliato.

 

1°  ERRORE DI EXCEL

 

Mettiamo la cella attiva su F6,che riguarda le spese della Luce.

Vorrei fare la somma della Luce,premo sul tastino di somma automatica,e mi accorgo dalla formula che appare che Excel non mi somma la luce (cioè i valori orizzontali),ma mi somma l’Affitto ed il Gas (cioè i due numeri sopra),infatti nella formula è riportato F4:F5,che vuol dire che lui somma i valori che vanno da F4 a F5 che sono proprio quelli dell’Affitto e del Gas.

 

34-58k

 

35-57k

 

Perchè Excel fa questo?

Perchè per la prima volta si trova ad avere due numeri superiori,che quindi decide di sommare.

Per come è programmato Excel predilige sempre la somma in colonna,e quindi somma in verticale  i due numeri sopra,anzichè sommare i numeri in orizzontale corrispondenti alla Luce.

Allora devo stare attento ed accorgermi di questo errore,per cui devo andare a mano e tenedo premuto devo selezionare tutti i numeri in orizzontale corrispondenti alla Luce.

ed infatti nella formula verrà: =SOMMA(B6:E6) che vuol dire appunto che sta sommando i valori da B6 a E6 che sono appunto quelli della Luce.

 

36-57k

 

Quindi premo di nuovo somma automatica ed ottengo il risultato voluto.

 

37-59k

 

 

posso anche decidere di prendere il mio quadratino e generare i dati in serie:

 

38-60k

 

39-60k

 

2°  ERRORE DI EXCEL

 

Dicevamo che Excel utilizzando il Sigma per la somma automatica sbaglia in due situazioni.

Se voglio avere il TOTALE  DEI TOTALI, mi posiziono in F12 ed utilizzo la mia somma automatica:

 

40-59k

 

 

faccio 2 clic ed ottengo il Totale:

 

41-59k

 

 

poi vado a Giugno:

 

42-59k

 

somma automatica:

 

43-59k

 

poi vado a Maggio e anche in questo caso c’è un problema,cioè Excel genererà un ERRORE.

 

44-59k

 

Faccio un PRIMO clic:

 

45-58k

 

dalla selezione scopriamo che Excel comincia a sommare le spese: Varie,Abbigliamento,Assicurazioni,Carburanti,ma quando trova la cella vuota di Telefono si ferma e non va oltre quindi non si accorge che ci sono anche le spese di:Luce,Gas,Affitto.

Quindi se premessi la somma automatica,si fermerebbe ai carburanti dando un numero sbagliato.

 

Per cui anche in questo caso dovrei tenere premuto sulla prima cella,selezionare tutti i valori che mi interessano e poi fare la somma automatica:

 

46-58k

 

faccio la somma automatica:

 

47-58k

 

e ottengo il risultato giusto.

Quindi abbiamo scoperto che lasciare una cella bianca può dare dei problemi,allora quando in una cella non c’è un valore numerico,potrei inserire il numero ZERO:

 

48-60k

 

quindi metto 0 a Marzo, 0 ad Aprile, 0 a Maggio.

In questo modo quando andrò a chiamare la somma automatica:

 

49-59k

 

vediamo che in questo caso,lo zero essendo un numero,fa sì che la cella non sia vuota e quindi Excel prosegue nella selezione e seleziona tutti i valori per cui non genera il secondo errore visto prima.

vediamo anche che nella sommatoria vengono messi i valori C4:C11 il che ci dice che la somma è stata fatta da C4 a C11.

 

Andiamo su Marzo: facciamo 2 clic e la somma viene calcolata in totale:

 

50-60k

 

Ripeto che questo metodo si può applicare solo quando ci sono delle SOMME.

 

 

3) METODO DI CALCOLO ANCORA PIU’ RAPIDO

 

51-58k

 

seleziono tutti i valori che desidero sommare,compreso uno spazio vuoto dove voglio il risultato

– premo su somma automatica e

vedo immediatamente il risultato .

 

52-59k

 

così ad Aprile:

 

53-59k

 

somma automatica

 

54-58k

 

così a Maggio e Giugno.

 

4) ANCORA PIU’ VELOCE

 

seleziono tutti i valori che desidero sommare,compreso lo spazio in orizzontale dove voglio i totali e compreso anche lo spazio sotto dove voglio avere i totali mensili:

 

55-60k

 

premo somma automatica

ed ecco la mia Tabella con tutti i Totali:

 

56-60k

 

E in questo caso non c’è possibilità di errore,mentre è molto più facile sbagliare mettendo le formule a mano.

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